CHARTE PADESCE–MCDC

PRÉAMBULE

Dans le cadre du suivi et de la vérification des formations financées par le programme PADESCE–MCDC, chaque prestation fait l’objet d’un contrôle systématique mené par l’entreprise NAUMUR SARL, ci-après dénommée « le Vérificateur », visant à garantir :

• la conformité contractuelle (thème, durée, effectifs, respect des proportions de genre lorsqu’elles sont indiquées) ;
• la présence effective des apprenants ;
• L’appartenance réelle des apprenants aux bénéficiaires visés par le programme ;
• la qualité logistique et environnementale (éclairage, ventilation, sécurité, hygiène, mobilier, équipements) ;
• le respect du calendrier validé ;
• la traçabilité des activités réalisées ;
• la satisfaction des bénéficiaires et des formateurs.

Les présentes règles ont pour objet d’harmoniser les pratiques, de prévenir les dérives et de garantir une évaluation équitable, transparente et standardisée des formations mises en œuvre sur le terrain.

ARTICLE 1 - DE LA TRANSMISSION, DE LA VALIDATION ET DE LA MODIFICATION DE LA LISTE DES APPRENANTS

1.1- Date de transmission et périmètre des listes d’apprenants

Les listes d’apprenants peuvent être transmises jusqu’à la veille du démarrage de la formation.

Pour les formations comportant plusieurs cohortes, Plusieurs listes elles peuvent être transmises au fur à mesure de la mise en place des cohortes jusqu’à la veille du démarrage de des formations des cohortes transmises.

1.2- Format de la liste des apprenants

La liste des apprenants fournie par les prestataires doit respecter le format précisé et validé par le PADESCE ci-après ( Liste des apprenants )

Toutes les informations requises par le fichier sont obligatoires.

1.3- Provenance de la liste des apprenants

La liste des apprenants fournie par les prestataires doit provenir du bénéficiaire.

Si le vérificateur fournit une liste certifiée après &change avec le bénéficiaire, Tous les apprenants proposés doivent provenir de cette liste.

1.4- Modification de la liste des apprenants

Le remplacement des apprenants sur la liste doit respecter 4 conditions strictes :

1. Au maximum 15 % des effectifs prévus peut être remplacés
2. Au moment du remplacement la formation ne doit pas encore avoir atteint 20% du volume horaire total prévue par le calendrier.
3. Les apprenants remplacés ne peuvent plus participer à la formation.
4. Le prestataire doit prendre les mesures nécessaires pour faire rattraper les séances de formation précédentes aux nouveaux apprenants

1.5 - Contacts des apprenants

Chaque apprenant doit disposer d’un numéro de téléphone valide, utilisé uniquement à des fins d’identification générale dans le cadre du suivi et de la vérification de la formation.

ARTICLE 2 - DU CALENDRIER DES FORMATIONS

2.1- Date de transmission du calendrier des formations

les calendriers de formation peuvent être transmises jusqu’à la veille du démarrage de la formation.

Pour les formations comportant plusieurs cohortes, les calendriers des différentes cohortes peuvent être transmises au fur à mesure de la mise en place des cohortes jusqu’à la veille du démarrage de des formations des cohortes transmises.

2.2- Format du calendrier

Les calendriers fournis par les prestataires doivent respecter le format précisé et validé par le PADESCE ci-après ( Calendrier Exemple )

Toutes les informations requises par le fichier sont obligatoires.

2.3- Modification du calendrier de formation

La modification du calendrier de formation doit respecter 2 conditions strictes :

• Toute modification du calendrier devra être signalée par mail au vérificateur au moins 24h avant le déroulement de la prochaine séance
• Le nouveau calendrier fourni doit respecter la date limite de fin de formation (Article 2.4)

2.4- Respect de la date limite de fin de formation

Les activités de formation doivent être exécutées à compter de la date de réception de l’ordre de service et dans un délai n’excédant pas quatre-vingt-dix (90) jours.

ARTICLE 3 - DU DÉROULEMENT DES FORMATIONS ET DES CONDITIONS MATÉRIELLES

3.1 - Validation de la date de démarrage

Avant le démarrage d’une formation, le prestataire communique au vérificateur la liste des apprenants, le calendrier de formation, le procès-verbal de démarrage signé par le PADESCE ainsi que l’ordre de service émis par le PADESCE. Le démarrage effectif de la formation est subordonné à la validation par mail de la date de démarrage par le vérificateur.

3.2 - Capacité maximale des salles de formation

Pour les formations théoriques, la capacité maximale autorisée par salle est de trente (30) apprenants, à condition que la superficie de la salle permette de garantir un minimum d’un (1) m² par apprenant.

Pour les formations pratiques, chaque apprenant doit disposer d’un poste de travail fonctionnel, la capacité de la salle étant strictement conditionnée au nombre de postes disponibles.

3.3 - Participation exclusive des apprenants du PADESCE

Seuls les personnes inclus dans la liste validée par le vérificateur peuvent assister à la formation proposée par le prestataire.

3.4 - Conditions logistiques et environnementales

Les formations doivent se dérouler dans des locaux adaptés, garantissant un confort et une sécurité minimaux, comprenant notamment :

• 3.5.1. une bonne ventilation, naturelle ou mécanique ;
• 3.5.2. un éclairage suffisant et fonctionnel ;
• 3.5.3. des conditions d’hygiène acceptables ;
• 3.5.4. une sécurité minimale pour les personnes et les équipements ;
• 3.5.5. la présence de toilettes fonctionnelles et accessibles avec point d’eau ;
• 3.5.6. la présence de chaises et tables en nombre suffisant (formations théoriques) ;

3.5 - Conditions matérielles particulières pour les formations pratiques

Les formations pratiques doivent disposer du matériel nécessaire selon le nombre d’apprenant, avec des postes de travail adaptés aux besoins de chaque apprenant.

Ces éléments sont pris en compte dans l’évaluation de la conformité de la formation.

ARTICLE 4 - DE LA COLLABORATION AVEC LES INSPECTEURS

Les opérations de suivi et de vérification sont menées par des inspecteurs mandatés par NAUMUR SARL dans le cadre du PADESCE–MCDC.

4.1- Facilitation d’accès aux inspecteurs

Les prestataires ont l’obligation de faciliter l’accès des inspecteurs mandatés par le vérificateur dans le cadre du PADESCE–MCDC aux sites de formation.

4.2 - Actions des inspecteurs

Les inspecteurs sont autorisés, sans perturber le bon déroulement des séances, à effectuer :

• des prises de photos et de vidéos à des fins de preuve ;
• la vérification des présences ;
• le contrôle des conditions matérielles et environnementales ;
• la vérification de la concordance entre le thème déclaré et le thème effectivement dispensé.

Toute obstacle à ces activités par le prestataire sera sanctionné.

4.3- Echanges avec le personnel du formateur

Les inspecteurs peuvent échanger brièvement avec le personnel du prestataire impliqué dans l’activité de formation afin d’obtenir les informations nécessaires, notamment :

• son identité ;
• ses contacts ;
• le thème enseigné ;
• le calendrier appliqué ;
• les effectifs présents.

ARTICLE 5 - DES INCIDENTS

5.1- Communication des incidents par le prestaire

En l’absence du vérificateur, en cas d’incident (absence prolongée du formateur, absences de plus de 50% des apprenants inscrits, problème d’accès au site, conditions sécuritaires défavorables, intempéries, etc.), le prestataire doit informer immédiatement le vérificateur par appel téléphonique, puis par mail.

5.2 - Interruption prévue dans le calendrier

Une interruption inscrite dans le calendrier initial ne constitue pas une non-conformité, à condition que la formation reprenne conformément audit calendrier.

5.3 - Interruption non prévue

• Si la formation s’est déjà déroulée sur plus de 50% du volume horaire prévu par le calendrier :
  • Si l’interruption est inférieure ou égale à quatorze jours calendaires, la formation peut être poursuivie. L’obligation de l’article 2.4 demeure
  • Si l’interruption est supérieure à quatorze jours calendaires, la formation est considérée comme inachevée et ne peut être ni recommencée ni poursuivie.
• Si la formation s’est déroulée sur moins de 50% du volume horaire prévu par le calendrier :
  • La formation doit être recommencée. L’obligation de l’article 2.4 demeure

5.4- Ajustement du calendrier à la suite d’une Interruption non prévue

Toute reprise de la formation devra faire l’objet d’une validation identique à celle présentée à l’article 3.1

ARTICLE 6 - DE L’ÉVALUATION ET DE LA RESTITUTION

6.1- Ajustement du calendrier à la suite d’une Interruption non prévue

À la fin de chaque formation, une évaluation de satisfaction des bénéficiaires et des formateurs est effectuée par le vérificateur, sur site ou à distance.

Toute obstacle à ces activités par le prestataire sera sanctionné.

ARTICLE 7 - DE L’APPLICATION DES RÈGLES

7.1- Sanctions

Tout refus ou manquement avéré dans l’application de la présente charte constitue une faute contractuelle, susceptible d’entraîner des conséquences financières et/ou contractuelles donnée par la grille qui suit : ________________________________________

GRILLE OFFICIELLE DE GRADATION DES MANQUEMENTS (VERSION FINALE)

La grille sera communiquée ultérieurement après validation du modèle de rémunération.

7.2- Délais de mise en œuvre après signalement d’une infraction à la charte

Les sanctions applicables en cas de manquement sont progressives et s’appliquent selon des délais précis à chaque étape, comme suit :

1. Premier manquement
   • Sanction : Avertissement formel, assorti d’un impact sur la note d’évaluation du prestataire.
   • Délai de mise en conformité : Un délai de cinq (5) jours est accordé au prestataire pour procéder à la rectification du manquement constaté.
2. Deuxième manquement
   • Sanction : Mise en demeure formelle, assortie d’un impact financier conformément aux dispositions contractuelles.
   • Délai de mise en conformité : Un délai supplémentaire de dix (10) jours est accordé au prestataire pour la rectification de la situation.
3. Troisième manquement
   • Sanction : Résiliation du contrat et non-remboursement de la prestation, lorsque les manquements persistent malgré l’application des deux premières mesures.
   • Délai préalable à la résiliation : Une dernière période de dix (10) jours est accordée au prestataire, à compter de la seconde mise en demeure, pour présenter ses observations ou procéder à une régularisation avant la résiliation définitive.

7.3- Procédure officielle de résiliation en cas de manquement constaté