Règles applicables aux prestations suivies

Préambule

Dans le cadre du suivi et de la vérification des formations financées par le programme PADESCE–MCDC, chaque prestation fait l’objet d’un contrôle systématique mené par l’entreprise NAUMUR SARL, visant à garantir.

Les prestations sont évaluées sur la base des critères suivants :

• La conformité contractuelle (thème, durée, effectifs, respect des proportions de genre lorsqu’elles sont indiquées);
• La présence effective des apprenants ;
• L’appartenance réelle des apprenants aux bénéficiaires visés par le programme;
• La qualité logistique et environnementale (éclairage, ventilation, sécurité, hygiène, mobilier, équipements);
• Le respect du calendrier validé;
• La traçabilité des activités réalisées;
• La satisfaction des bénéficiaires et des formateurs

Les présentes règles ont pour objet d’harmoniser les pratiques, de prévenir les dérives et de garantir une évaluation équitable, transparente et standardisée des formations mises en œuvre sur le terrain.

Article 1 — DE LA TRANSMISSION, DE LA VALIDATION ET DES INFORMATIONS RELATIVES AUX APPRENANTS

1.1

La liste des apprenants transmise par le prestataire avant le démarrage de la formation est considérée comme définitive.Aucune modification, suppression ou ajout ne peut être effectué après le lancement d’une cohorte, sauf autorisation expresse du PADESCE–MCDC.

1.2

Les listes d’apprenants peuvent être transmises jusqu’à la veille du démarrage de la formation. Elles doivent obligatoirement comporter les informations suivantes:

• Noms et prénoms
• Cohorte
• site de formation.

1.3 — Informations complémentaires demandées par le vérificateur

Dans le cadre des contrôles de qualité et d’éligibilité, le vérificateur peut demander des informations complémentaires sur les apprenants ou les prestataires, notamment :

• la qualification ;
• l’âge ;
• toute autre information jugée pertinente pour l’analyse du profil du bénéficiaire

1.4 — Numéro de téléphone valide

Chaque apprenant doit disposer d’un numéro de téléphone valide, utilisé uniquement à des fins d’identification générale dans le cadre du suivi et de la vérification de la formation.

Article 2 — DU DÉROULEMENT DES FORMATIONS ET DES CONDITIONS MATÉRIELLES

2.1 — Capacité maximale (formations théoriques)

Pour toute formation à caractère théorique, le nombre maximal d’apprenants autorisé par salle est fixé à trente (30).

2.2 — Formation pratique et postes de travail

Pour les formations pratiques, la salle doit disposer d’un nombre de postes de travail fonctionnels équivalent au nombre d’apprenants présents, afin de garantir une participation effective et une exécution adéquate des exercices pratiques.

2.3 — Conditions logistiques et environnementales

Les formations doivent se dérouler dans des locaux adaptés, garantissant un confort et une sécurité minimaux, comprenant notamment :

• Une bonne ventilation, naturelle ou mécanique ;
• Un éclairage suffisant et fonctionnel
• Des conditions d’hygiène acceptables
• Une sécurité minimale pour les personnes et les équipements ;
• La présence de toilettes fonctionnelles et accessibles ;
• La présence de chaises et tables en nombre suffisant (formations théoriques) ;
• La disponibilité de matériel et d’équipements adaptés (formations pratiques).

Ces éléments sont pris en compte dans l’évaluation de la conformité de la formation.

Article 3 — DU CALENDRIER DES FORMATIONS

3.1

Le calendrier de formation transmis et validé avant le démarrage constitue le document de référence officiel pour le suivi, le contrôle et l’évaluation.

3.2

Toute modification de date, d’horaire ou de site de formation doit être portée à la connaissance de NAUMUR SARL par écrit avant sa mise en œuvre.

• Prises de vidéos et de photos à des fins de preuve ;
• Vérification des présences, des conditions matérielles et du thème de la formation.

Article 4 — DE LA COLLABORATION AVEC LES INSPECTEURS

4.1

Les opérations de suivi et de vérification sont menées par des inspecteurs mandatés par NAUMUR SARL dans le cadre du PADESCE–MCDC.

4.2

Les prestataires ont l’obligation de faciliter l’accès des inspecteurs aux sites de formation.

4.3

Les inspecteurs sont autorisés, sans perturber le bon déroulement des séances, à effectuer :

• Des prises de photos et de vidéos à des fins de preuve ;
• La vérification des présences
• Le contrôle des conditions matérielles et environnementales ;
• La vérification de la concordance entre le thème déclaré et le thème effectivement dispensé.

4.4

Les inspecteurs peuvent échanger brièvement avec le formateur afin d’obtenir les informations nécessaires, notamment :

• Son identité ;
• Ses contacts ;
• Le thème enseigné ;
• Le calendrier appliqué ;
• Les effectifs présents.

Article 5 — DES INCIDENTS ET INTERRUPTIONS DE FORMATION

5.1

En l’absence du cabinet, en cas d’incident (absence prolongée du formateur, problème d’accès au site, conditions sécuritaires défavorables, intempéries, etc.), le prestataire doit informer immédiatement NAUMUR SARL, d’abord par appel téléphonique, puis par message écrit.

5.2 — Interruption prévue dans le calendrier

Une interruption inscrite dans le calendrier initial ne constitue pas une non-conformité, à condition que la formation reprenne conformément audit calendrier.

5.3 — Interruption non prévue

Toute interruption non prévue dans le calendrier et dépassant une durée de deux (02) semaines constitue une non-conformité majeure, pouvant entraîner un remboursement partiel ou total de la prestation.
Si l’interruption non prévue dépasse trois (03) semaines, la formation est considérée comme acheminée (clôturée) et non poursuivable, quelles que soient les raisons invoquées.

5.4

Toute reprise de la formation devra faire l’objet d’un nouveau calendrier validé préalablement par NAUMUR SARL.

Article 6 — DE L’ÉVALUATION ET DE LA RESTITUTION

À la fin de chaque formation, une évaluation de satisfaction des bénéficiaires et des formateurs est effectuée, sur site ou à distance.
Les résultats du suivi et du contrôle font l’objet d’un rapport consolidé, transmis au PADESCE–MCDC, servant de base à la validation finale de la prestation.

ARTICLE 7 — DE L’APPLICATION DES RÈGLES

Tout refus ou manquement avéré dans l’application de la présente charte constitue une faute contractuelle, susceptible d’entraîner des conséquences financières et/ou contractuelles

ANNEXE I — GRILLE OFFICIELLE DE GRADATION DES MANQUEMENTS (VERSION FINALE)

ANNEXE II — PROCÉDURE OFFICIELLE DE RÉSILIATION EN CAS DE MANQUEMENT CONSTATÉ